سياسة الخصوصية

توضح هذه السياسة كيف يتعامل سهل مع البيانات الشخصية التي يعالجها بصفته جهة تحكم، أي البيانات التي يحدد سهل بنفسه أغراض معالجتها ووسائلها. وهي بيانات زوار الموقع، ومن يسجلون للتجربة أو الاشتراك، ومن يراسلوننا، ومسؤولي الفوترة والتواصل لدى عملائنا.

نلتزم في هذه المعالجة بنظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/19 وتاريخ 9/2/1443هـ وتعديلاته، وبلائحته التنفيذية، وبما يصدر بموجبه من لوائح وقواعد، ويشار إليها مجتمعة في هذه السياسة باسم «النظام». وتستخدم هذه السياسة المصطلحات بالمعاني الواردة في النظام. والنص العربي لهذه السياسة هو الأصل، ويقدم على النص الإنجليزي.

1. من نحن

يقدم خدمة سهل [الاسم النظامي للشركة]، وهي منشأة مسجلة في المملكة العربية السعودية بالسجل التجاري رقم [رقم السجل التجاري]، وعنوانها الوطني [العنوان الوطني]. وأينما وردت في هذه السياسة كلمة «سهل» أو «نحن» فالمقصود [الاسم النظامي للشركة].

سهل خدمة سحابية لإدارة الموارد البشرية تقدم للشركات عبر الإنترنت. ويعد سهل جهة التحكم في البيانات المذكورة في هذه السياسة.

للتواصل معنا في كل ما يتعلق بالبيانات الشخصية:

• البريد الإلكتروني: [البريد الإلكتروني]
• الهاتف وواتساب: [رقم الهاتف]
• العنوان الوطني: [العنوان الوطني]

2. نطاق هذه السياسة

تسري هذه السياسة على البيانات الشخصية التي نجمعها من خلال ما يلي:

1. الموقع العام لسهل وصفحاته.
2. نموذج التسجيل في التجربة المجانية أو الاشتراك.
3. نموذج التواصل.
4. صفحات الدفع والفواتير.
5. مراسلاتك معنا بالبريد الإلكتروني أو الهاتف أو واتساب.

ولا تسري هذه السياسة على البيانات الموجودة داخل موقع كل عميل، فلتلك البيانات حكم خاص يبينه البند 3. كما لا تسري على معالجة الجهات الأخرى لبياناتك وفق سياساتها الخاصة، مثل مزود خدمة الدفع عند إدخالك بيانات بطاقتك في نموذجه.

3. بيانات موظفي عملائنا ومرشحيهم

يحصل كل عميل من عملاء سهل على موقع مستقل خاص به وقاعدة بيانات مستقلة. ولا تشارك بيانات أي عميل مع قاعدة بيانات عميل آخر. ويدخل العميل في موقعه بيانات موظفيه وموظفيه السابقين والمرشحين للعمل لديه وأفراد أسر موظفيه ومستخدمي الموقع لديه.

في هذه البيانات يكون العميل، أي الشركة صاحبة العمل، هو جهة التحكم. فهو الذي يقرر ما يجمعه من بيانات، ولأي غرض، وإلى متى يحتفظ بها، ومن يطلع عليها من موظفيه. ويكون سهل جهة معالجة تعالج هذه البيانات نيابة عن العميل ووفق تعليماته فقط. وتحكم هذه المعالجة اتفاقية معالجة البيانات الشخصية المبرمة بيننا وبين العميل، وليس هذه السياسة.

ويترتب على ذلك ما يلي:

1. إذا كنت موظفا لدى أحد عملائنا أو مرشحا للعمل لديه، وكان لديك سؤال أو طلب بشأن بياناتك، فتوجه أولا إلى جهة عملك، لأنها المسؤولة عن الإجابة عنه.
2. إذا وصلنا طلب منك بشأن هذه البيانات أحلناه إلى العميل المعني، وساعدناه على الرد عليه بما لدينا من أدوات التصدير والتصحيح.
3. لا يستخدم سهل هذه البيانات لأغراضه الخاصة، ولا يبيعها، ولا يشاركها مع عميل آخر.

4. البيانات التي نجمعها ومصادرها

نجمع الفئات الآتية من البيانات الشخصية:

1. بيانات التسجيل: اسم الشركة، ورقم السجل التجاري، والدولة، وعدد الموظفين، واسم مسؤول التواصل، وبريده الإلكتروني، ورقم جواله.
2. بيانات نموذج التواصل: الاسم، واسم الشركة، والبريد الإلكتروني، ورقم الهاتف، ونص الرسالة.
3. بيانات الفوترة والدفع: الفواتير، والمدفوعات وتواريخها، وآخر أربعة أرقام من البطاقة، والرمز الذي تصدره شركة Moyasar لتمثيل البطاقة. ولا يرى سهل رقم البطاقة كاملا ولا يحفظه، لأن البطاقة تدخل في نموذج Moyasar نفسه. وفي حال الدفع بالتحويل البنكي نسجل بيانات التحويل اللازمة لإثباته.
4. بيانات المراسلات والدعم: ما تكتبه إلينا بالبريد الإلكتروني أو واتساب، وما نرد به عليك.
5. البيانات التقنية: البيانات التي يسجلها الخادم تلقائيا عند زيارة الموقع، مثل عنوان بروتوكول الإنترنت ووقت الطلب ونوع المتصفح.
6. ملفات تعريف الارتباط: ملف اللغة وملفات الجلسة فقط، كما يبين البند 6.

ونحسب يوميا عدد الموظفين النشطين في موقع كل عميل لإصدار فاتورته. وهذا العدد رقم إجمالي لا يتضمن بيانات شخصية.

نحصل على هذه البيانات من المصادر الآتية:

1. منك مباشرة عند تعبئة النماذج أو مراسلتنا.
2. من شركتك عندما تسجلك مسؤولا للتواصل أو للفوترة.
3. من Moyasar عند إتمام الدفع، وتقتصر على نتيجة العملية والرمز وآخر أربعة أرقام من البطاقة.
4. من متصفحك تلقائيا، وتقتصر على البيانات التقنية وملفات تعريف الارتباط المذكورة.

لا نشتري بيانات شخصية، ولا نجمعها من شبكات التواصل الاجتماعي أو من مصادر عامة. ولا نطلب منك عبر الموقع أي بيانات حساسة، ونرجو ألا تضمنها رسائلك إلينا.

5. أغراض المعالجة وأساسها النظامي

نعالج البيانات للأغراض الآتية، ولكل غرض أساس نظامي يجيزه النظام:

وعندما نعتمد على المصلحة المشروعة نوازن بينها وبين حقوقك ومصالحك، ولا نعتمد عليها في معالجة بيانات حساسة. ويمكنك أن تعترض على هذه المعالجة بمراسلتنا، وننظر في اعتراضك وفق النظام.

ولا نرسل إليك رسائل تسويقية إلا بموافقتك. ويمكنك سحب موافقتك في أي وقت بمراسلتنا أو بالرابط الموجود في الرسالة، دون أن يؤثر ذلك في مشروعية ما تم قبل السحب.

ولا نستخدم البيانات لغرض لا يتوافق مع الغرض الذي جمعت من أجله. وإذا احتجنا إلى غرض جديد أبلغناك به قبل المعالجة، وطلبنا موافقتك متى اشترط النظام ذلك.

6. ملفات تعريف الارتباط

ملفات تعريف الارتباط ملفات صغيرة يحفظها المتصفح. ولا يستخدم موقع سهل إلا نوعين منها:

1. ملف اللغة: يحفظ اختيارك بين العربية والإنجليزية حتى يعرض الموقع بها عند عودتك.
2. ملفات الجلسة: تبقيك مسجلا للدخول أثناء استخدامك صفحات الحساب والدفع، وتحمي النماذج من الطلبات المزورة. وتنتهي بانتهاء الجلسة أو بتسجيل الخروج.

هذان النوعان ضروريان لعمل الموقع، ولا يستخدمان لتتبعك أو لتكوين ملف عنك.

لا نستخدم أي ملفات تعريف ارتباط لأغراض الإعلان أو التتبع. ولا نستخدم أي خدمة لتحليل الزيارات. وخطوط الموقع تقدم من الموقع نفسه، فلا يتصل متصفحك بخوادم جهة أخرى لتحميلها.

ويمكنك حذف ملفات تعريف الارتباط أو منعها من إعدادات متصفحك. فإذا منعت ملفات الجلسة لم تتمكن من تسجيل الدخول أو الدفع. وعند الدفع بالبطاقة يعرض نموذج Moyasar، وقد يستخدم ملفات خاصة به لأغراض الدفع والحماية من الاحتيال وفق سياسته.

7. الإفصاح عن البيانات ومشاركتها

لا نبيع البيانات الشخصية، ولا نؤجرها، ولا نبادلها، ولا نشاركها لأغراض إعلانية. ولا نفصح عنها إلا للجهات الآتية وبقدر ما يلزم:

1. شركة Moyasar: لمعالجة مدفوعات الاشتراك بالبطاقة. تتلقى بيانات البطاقة منك مباشرة في نموذجها، وتعمل في المملكة العربية السعودية.
2. مزود الاستضافة: شركة Frappe Technologies عبر خدمة Frappe Cloud، على خوادم مركز بيانات Oracle في جدة. وتعالج البيانات لتشغيل الموقع وقاعدة بياناته ونسخه الاحتياطية فقط.
3. الجهات القضائية والحكومية المختصة: متى ألزمنا النظام أو حكم قضائي بالإفصاح، وفي حدود ما يلزم.

ولا تعالج هذه الجهات البيانات التي نقدمها إليها إلا للغرض الذي قدمت من أجله.

8. مكان حفظ البيانات ونقلها خارج المملكة

نحفظ البيانات المذكورة في هذه السياسة على خوادم في مدينة جدة بالمملكة العربية السعودية، ضمن منطقة Oracle Cloud في جدة التي تعمل عليها خدمة Frappe Cloud. والنسخ الاحتياطية تحفظ كذلك داخل المملكة.

لا ننقل هذه البيانات إلى خارج المملكة. ويستثنى من ذلك ما تختاره أنت عند التواصل معنا:

1. إذا راسلتنا عبر واتساب فإن رسالتك تمر عبر خدمة واتساب التابعة لشركة Meta، وتخضع لشروطها، وقد تعالج خارج المملكة. فإذا لم ترغب في ذلك فراسلنا بالبريد الإلكتروني.
2. إذا راسلتنا من بريد إلكتروني يقدمه مزود خارج المملكة فإن رسالتك تمر عبر خوادم ذلك المزود.

وإذا احتجنا مستقبلا إلى نقل بيانات إلى خارج المملكة فلن نفعل ذلك إلا وفق النظام ولائحة نقل البيانات الشخصية إلى خارج المملكة، وبعد تحديث هذه السياسة.

9. مدة الاحتفاظ بالبيانات

لا نحتفظ بالبيانات أكثر مما يلزم للغرض الذي جمعت من أجله، أو للمدة التي يوجبها النظام. وتفصيل ذلك كما يلي:

1. التسجيلات غير المؤكدة: إذا لم يؤكد التسجيل حذفت بياناته بعد 7 أيام.
2. بيانات العملاء ومسؤولي التواصل لديهم: نحتفظ بها مدة الاشتراك، ثم المدة اللازمة لإغلاق الحساب وتسوية ما يتعلق به.
3. سجلات الفوترة: الفواتير والمدفوعات تحفظ المدة التي توجبها الأنظمة التجارية والمحاسبية والضريبية في المملكة.
4. رسائل نموذج التواصل: تحفظ في نظام إدارة العملاء لدى سهل المبني على ERPNext، بصفتها طلبات اهتمام بالخدمة، ما دامت لازمة لمتابعة استفسارك وما ينشأ عنه من علاقة عمل. ويمكنك أن تطلب حذفها في أي وقت.
5. البيانات التقنية: تحفظ مدة محدودة بقدر ما يلزم لحماية الموقع.

وعند انتهاء مدة الاحتفاظ نتلف البيانات أو نجعلها غير قابلة للربط بشخصك، ما لم يوجب النظام الاحتفاظ بها مدة أطول.

10. أمن البيانات

نتخذ تدابير تنظيمية وتقنية مناسبة لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به ومن التعديل والإفصاح والفقد. ومن ذلك ما يلي:

1. تشفير الاتصال في كل صفحات الموقع ببروتوكول HTTPS.
2. حفظ كلمات المرور في صورة مجزأة لا يمكن قراءتها.
3. حفظ المفاتيح السرية مشفرة، وعدم عرضها مرة أخرى بعد إدخالها.
4. قصر الوصول على من يحتاج إليه من موظفي سهل، والتزامهم بالسرية.
5. نسخ احتياطية يومية تلقائية تحفظ داخل المملكة.
6. ترك بيانات البطاقات لدى Moyasar وعدم حفظها لدينا.

ولا يوجد نظام إلكتروني آمن بصورة مطلقة. فإذا وقعت حادثة تسرب تمس بياناتك اتخذنا ما يوجبه النظام، ومن ذلك إبلاغ الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) وإبلاغك متى وجب ذلك. ولمزيد من التفاصيل راجع صفحة الأمان.

11. حقوقك

يمنحك النظام بصفتك صاحب البيانات الشخصية الحقوق الآتية:

1. الحق في العلم: أن تعرف الأساس النظامي لجمع بياناتك والغرض منه، وهو ما تبينه هذه السياسة.
2. الحق في الوصول: أن تطلع على بياناتك لدينا، وأن تحصل على نسخة منها بصيغة واضحة ومقروءة.
3. الحق في التصحيح: أن تطلب تصحيح بياناتك أو إكمالها أو تحديثها.
4. الحق في الإتلاف: أن تطلب إتلاف بياناتك إذا انتهت الحاجة إليها، ما لم يوجب النظام الاحتفاظ بها.
5. الحق في سحب الموافقة: أن تسحب موافقتك في أي وقت إذا كانت الموافقة هي أساس المعالجة.

وقد تخضع هذه الحقوق لقيود ينص عليها النظام، مثل التزامنا بحفظ سجلات الفوترة المدة النظامية. فإذا تعذر تنفيذ طلبك كله أو بعضه بينا لك السبب.

12. كيفية ممارسة حقوقك

لممارسة أي من حقوقك راسلنا على البريد الإلكتروني [البريد الإلكتروني]، واذكر الحق الذي تطلبه والبيانات التي يتعلق بها. ويجري التعامل مع طلبك على النحو الآتي:

1. قد نطلب منك ما يثبت هويتك قبل تنفيذ الطلب، حماية لبياناتك من أن يطلبها غيرك.
2. نرد على طلبك خلال 30 يوما من تاريخ تسلمه مكتملا.
3. لا نتقاضى مقابلا عن الطلب.
4. إذا رفضنا الطلب كله أو بعضه أبلغناك بالسبب.

وإذا كان طلبك يتعلق ببياناتك بصفتك موظفا أو مرشحا لدى أحد عملائنا فوجهه إلى جهة عملك، كما يبين البند 3.

13. الشكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي

إذا رأيت أن معالجتنا لبياناتك تخالف النظام فيحق لك تقديم شكوى إلى الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، وفق الإجراءات التي تحددها الهيئة. ونرحب بأن تراسلنا أولا لنعالج ما لديك، ولكن ذلك ليس شرطا لتقديم الشكوى.

14. الأطفال

سهل خدمة موجهة إلى الشركات، وليست موجهة إلى الأطفال. ولا نجمع عن علم أي بيانات من شخص دون الثامنة عشرة عبر الموقع. فإذا علمنا أننا جمعنا بيانات طفل دون قصد أتلفناها.

أما بيانات أفراد أسر الموظفين، ومنهم الأطفال، التي يدخلها العميل في موقعه، فهي من بيانات العميل التي يحكمها البند 3 واتفاقية معالجة البيانات الشخصية.

15. التعديلات على هذه السياسة

قد نحدث هذه السياسة عند تغير خدماتنا أو الأنظمة. ويبين تاريخ آخر تحديث أعلى هذه الصفحة. وإذا كان التعديل جوهريا أبلغنا العملاء بالبريد الإلكتروني قبل سريانه، ونشرنا السياسة المعدلة في هذه الصفحة. ونوصيك بمراجعة هذه الصفحة من وقت لآخر.

16. التواصل معنا

لأي سؤال عن هذه السياسة أو عن بياناتك الشخصية تواصل مع [الاسم النظامي للشركة]:

• البريد الإلكتروني: [البريد الإلكتروني]
• الهاتف وواتساب: [رقم الهاتف]
• العنوان الوطني: [العنوان الوطني]

نرد على المراسلات من الأحد إلى الخميس، من الساعة 9:00 إلى 17:00 بتوقيت الرياض، عدا العطل الرسمية في المملكة العربية السعودية. وتسري على طلبات ممارسة الحقوق مدة الرد المذكورة في البند 12. وللاطلاع على شروط وأحكام الاشتراك راجع صفحة الشروط والأحكام.