تشرح هذه الصفحة كيف يحفظ سهل بيانات شركتكم وكيف يحميها. كتبناها لمدير تقنية المعلومات ولمدير الموارد البشرية معا، فهي تصف ما نفعله اليوم بلغة واضحة، ولا تذكر إلا ما نلتزم به.
سهل خدمة سحابية للموارد البشرية يقدمها [الاسم النظامي للشركة]. الشركة العميلة هي جهة التحكم في بيانات موظفيها وفق نظام حماية البيانات الشخصية، وسهل جهة معالجة يعالج هذه البيانات لصالح العميل وبحسب تعليماته. تفاصيل هذه العلاقة في اتفاقية معالجة البيانات.
1. أين تحفظ البيانات
تحفظ بيانات العميل في المملكة العربية السعودية. تستضيف الخدمة منصة Frappe Cloud التي تشغلها شركة Frappe Technologies، على خوادم في مدينة جدة، ضمن منطقة جدة السحابية التابعة لشركة Oracle. ونلتزم بأن تبقى بيانات العميل محفوظة داخل المملكة.
بعض الخدمات المساندة قد تستقبل جزءا محدودا من البيانات لأداء مهمة واحدة، مثل إيصال إشعارات الهاتف. نذكر هذه الخدمات كلها مع أماكنها في القسم 10.
2. موقع مستقل وقاعدة بيانات مستقلة لكل شركة
تحصل كل شركة على موقع خاص بها وقاعدة بيانات خاصة بها، على عنوان فرعي باسمها من نطاق سهل. لا تشترك شركتان في قاعدة بيانات واحدة، ولا تنتقل بيانات عميل إلى قاعدة بيانات عميل آخر.
3. التشفير وكلمات المرور والمفاتيح السرية
- تنتقل البيانات بين المتصفح أو التطبيق وبين الخادم عبر اتصال مشفر (HTTPS بتقنية TLS) في جميع الصفحات.
- تحفظ كلمات المرور بصيغة مجزأة (hash) لا يمكن قراءتها. لا يستطيع أحد معرفة كلمة المرور من النظام، بما في ذلك فريق سهل.
- المفاتيح السرية التي تضيفها الشركة لخدماتها الخاصة، مثل مفتاح الذكاء الاصطناعي أو حساب الرسائل النصية أو نظام المحاسبة، تحفظ مشفرة، ولا تعرض مرة أخرى بعد حفظها.
- لا يرى سهل بيانات البطاقة عند دفع الاشتراك. تدخل البطاقة في نموذج Moyasar نفسه، ويحتفظ سهل برمز Moyasar وآخر أربعة أرقام من البطاقة فقط.
4. النسخ الاحتياطي
- تأخذ منصة الاستضافة نسخة احتياطية تلقائية من موقع كل عميل كل يوم.
- تحفظ النسخ الاحتياطية خارج الخادم الرئيسي، وتبقى أيضا داخل المملكة العربية السعودية.
- تؤخذ نسخة احتياطية قبل كل تحديث للخدمة.
- تحذف النسخ القديمة تلقائيا وفق جدول منصة الاستضافة.
5. من يصل إلى موقعكم من فريق سهل
لا يفتح فريق سهل موقع العميل إلا في حالتين:
- لتقديم دعم يطلبه العميل.
- لإبقاء الخدمة تعمل بانتظام وأمان.
أعضاء فريق سهل الذين يمكنهم الوصول إلى البيانات ملزمون بالسرية. ويعالج سهل بيانات العميل لتقديم الخدمة له فقط.
6. الصلاحيات داخل شركتكم
يحدد العميل من يرى ماذا داخل موقعه:
- فريق الموارد البشرية: لكل عضو دور، وهو مدير موارد بشرية أو أخصائي موارد بشرية أو أخصائي رواتب. ولكل قسم من أقسام النظام ثلاث درجات: بلا وصول، أو اطلاع، أو إدارة. ويمكن حصر صلاحية العضو في فروع أو إدارات محددة.
- المديرون: يرون فريقهم ويعتمدون طلبات أعضائه.
- الموظفون: يرون بياناتهم وطلباتهم فقط.
الشاشات الأساسية لنظام Frappe الذي يقوم عليه سهل مغلقة أمام الجميع، إلا حساب المدير الأساسي (Administrator). يعمل جميع المستخدمين الآخرين داخل واجهة سهل وحدها، وتطبق عليهم الصلاحيات أعلاه.
7. تسجيل الدخول
- يدخل الموظف برمز يستخدم مرة واحدة، يصله بالبريد الإلكتروني. ويمكن أن يصله عبر واتساب أو رسالة نصية إذا ربطت الشركة حسابها الخاص لدى مزود الرسائل.
- لكل هاتف يدخل إلى تطبيق سهل مفتاح خاص به. يستطيع الموظف أو فريق الموارد البشرية إزالة مفتاح أي هاتف، فيفقد ذلك الهاتف الدخول إلى الحساب.
- العميل مسؤول عن حماية حسابات مستخدميه وعما يفعلونه بها. وننصح بإزالة صلاحية من يترك العمل وإزالة الهواتف المفقودة دون تأخير.
8. سجل الطلبات والتغييرات
- يحفظ كل طلب سجله كاملا: من أرسله، ومن اعتمده، ومتى حدث كل ذلك.
- كل تغيير يتم عبر الذكاء الاصطناعي يسجل في ملف الشخص الذي تغيرت بياناته.
9. الحضور والموقع الجغرافي
إذا فعلت الشركة تسجيل الموقع، يحفظ سهل موقع الموظف لحظة تسجيل الحضور فقط، مع إشارات من الهاتف تساعد على كشف الموقع المزيف. وإذا لم تفعله الشركة لا يحفظ سهل موقع الموظف.
10. مقدمو الخدمات الفرعيون
هذه هي الجهات التي قد تستقبل جزءا من بيانات العميل، والغرض من ذلك، ومكانها:
| الجهة | الغرض | المكان |
|---|---|---|
| Frappe Technologies (منصة Frappe Cloud) | الاستضافة وقاعدة البيانات والنسخ الاحتياطي والبريد الصادر من موقع العميل | جدة، المملكة العربية السعودية |
| Oracle | مركز البيانات الذي تعمل عليه منصة Frappe Cloud | جدة، المملكة العربية السعودية |
| Moyasar | دفع الاشتراك بالبطاقة. لا يرى سهل البطاقة، ويحتفظ برمز Moyasar وآخر أربعة أرقام فقط | المملكة العربية السعودية |
| Google Firebase Cloud Messaging | إيصال إشعارات الهاتف، ولا يرسل إليه إلا عنوان الإشعار ونصه القصير | خارج المملكة، عبر شبكة Google |
| Google Gemini | فقط إذا فعل العميل الذكاء الاصطناعي بمفتاحه الخاص من Google: النص أو الصورة التي يطلب من الذكاء الاصطناعي قراءتها | لدى Google، وفق عقد العميل مع Google |
| Unifonic أو Msegat | فقط إذا فعل العميل الرسائل النصية بحسابه الخاص: رقم الهاتف ورمز الدخول | المملكة العربية السعودية |
| نظام المحاسبة لدى العميل (Odoo أو Qoyod أو Daftra أو Wafeq أو Zoho Books) | فقط إذا ربطه العميل بمفتاحه الخاص: إجماليات قيود الرواتب والمدفوعات | بحسب اختيار العميل |
يرسل سهل إشعارا بالبريد الإلكتروني قبل 30 يوما على الأقل من إضافة أي مقدم خدمة فرعي يستقبل بيانات العميل، ويحق للعميل أن يعترض.
11. الذكاء الاصطناعي
- الذكاء الاصطناعي متوقف افتراضيا. لا يعمل إلا إذا فعلته الشركة بمفتاحها الخاص من Google.
- لا يوفر سهل مفتاحا من عنده، ولا يرسل أي بيانات إلى خدمة ذكاء اصطناعي ما لم تفعل الشركة ذلك.
- عند التفعيل لا يرسل إلى Google Gemini إلا النص أو الصورة التي يطلب منه قراءتها، ويخضع ذلك لعقد الشركة مع Google.
- يسجل كل تغيير يتم عبر الذكاء الاصطناعي، كما في القسم 8.
12. البيانات عند انتهاء الاشتراك
- يستطيع العميل تصدير بياناته، ومنها الموظفون والطلبات والرواتب والتقارير بصيغة Excel والمستندات، ما دام موقعه يعمل أو في وضع القراءة فقط.
- بعد انتهاء الاشتراك أو إيقافه تحفظ البيانات 90 يوما على الأقل. بعدها يجوز لسهل حذفها بعد إشعار العميل بالبريد الإلكتروني.
- تحذف النسخ الاحتياطية تلقائيا وفق جدول منصة الاستضافة.
تفاصيل ذلك في شروط وأحكام الاشتراك.
13. إذا وقع حادث أمني
إذا علم سهل بخرق للبيانات الشخصية يمس بيانات العميل، أبلغ العميل دون تأخير غير مبرر، وخلال 48 ساعة من علمه به، بما هو معروف عنه في ذلك الوقت. والغرض أن يتمكن العميل من إبلاغ الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا) خلال 72 ساعة كما تحدد اللوائح، وأن يبلغ الأشخاص المتأثرين.
تفاصيل التزامات الطرفين في اتفاقية معالجة البيانات.
14. الإبلاغ عن مشكلة أمنية
إذا وجدت ثغرة أو مشكلة أمنية في سهل فاكتب إلينا على [البريد الإلكتروني]. ويفيدنا أن يتضمن البلاغ:
- وصفا مختصرا للمشكلة.
- عنوان الصفحة أو الجزء المعني.
- خطوات تكرار المشكلة.
- وسيلة للتواصل معك.
نرجو ألا تطلع على بيانات غيرك، وألا تعطل الخدمة، وألا تنشر المشكلة قبل أن نعالجها. نراجع كل بلاغ ونتواصل مع صاحبه.
15. وثائق ذات صلة
- سياسة الخصوصية: البيانات التي يحفظها سهل عن زوار الموقع وعملائه.
- اتفاقية معالجة البيانات: التزامات سهل بصفته جهة معالجة لبيانات موظفيكم.
- اتفاقية مستوى الخدمة: هدف التوفر وساعات الدعم وأهداف الاستجابة.
- شروط وأحكام الاشتراك وسياسة الاستخدام المقبول.
لأي سؤال عن هذه الصفحة تواصلوا معنا على [البريد الإلكتروني] أو [رقم الهاتف]، أو من صفحة التواصل.